Programar el envío de sus correos elektronales

Escribir un correo a medianoche pero querer que llegue a las 9 h; desear un cumpleaños justo el día correcto sin arriesgarse a olvidarlo; preparar sus mensajes con antelación antes de partir de vacaciones: existe una función discreta pero muy práctica para esto, el envío PROGRAMADO. La mayoría de los servicios de correo electrónico permiten hoy escribir un correo ahora y elegir CUÁNDO partirá. Un pequeño recurso que ayuda a organizarse mejor, a respetar los horarios de los demás, y a no olvidar nada. Aquí se explica cómo programar el envío de sus correos, en qué casos es útil, y las pocas precauciones a tener en cuenta.

¿Para qué sirve el envío programado

Programar un correo, es escribirlo en un momento y decidir que no partirá hasta una fecha y hora elegidas. Es útil en muchas situaciones. RESPECTAR los HORARIOS: trabaja tarde o temprano, pero no quieres molestar a un colega a horas inapropiadas; programa el envío para el día siguiente por la mañana, a una hora conveniente. NO OLVIDAR: un cumpleaños, una relanza, un recordatorio; escribe el mensaje ahora, mientras lo recuerdas, y déjalo partir el buen día. TRABAJAR a tu RITMO: preparas varios mensajes de golpe (por la noche, el fin de semana) pero deseas que lleguen distribuidos a lo largo de la semana; el envío programado te lo permite. ANTICIPO una ABSENCIA: antes de partir de vacaciones, preparas mensajes que partirán durante tu ausencia. SOBRESALIR en tu IMAGEN: un correo profesional que llega a las 3 h de la madrugada da una impresión extraña; programarlo durante las horas de trabajo es más pertinente. ¿Cómo funciona? El principio es el mismo en todas partes: escribes tu correo normalmente, luego, en lugar de hacer clic en «Enviar», buscas una opción «Enviar más tarde» o «Programar el envío» (a menudo a través de una pequeña flecha junto al botón de envío, o un menú). Eliges la fecha y la hora, y el correo se quedará en un archivo dedicado (a menudo «Para enviar» o «Programados») y partirá automáticamente en el momento deseado. ¿Para qué sirve en la práctica? Para GANAR en organización (preparar sin enviar); para RESPECTAR a los demás (llegar en el momento adecuado); para NO OLVIDAR (los mensajes con fecha se envían solos); y para MAESTRAR tu imagen (correos a horas adecuadas). La idea maestra: el envío programado separa el momento en que ESCRIBES de aquel en que el mensaje LLEGA. Es un pequeño recurso de organización que, una vez adoptado, se convierte rápidamente en un hábito precioso: escribes cuando tienes tiempo y disponibilidad mental, y el mensaje se envía cuando es más pertinente. Simple, discreto, y sorprendentemente útil en el día a día.

¿Cómo programar un correo, en la práctica

El procedimiento es muy similar de un servicio a otro. Escribe tu correo normalmente — destinatario, asunto, contenido: escribe como de costumbre, como si fueras a enviarlo en ese mismo instante. Busca la opción «Enviar más tarde» — en lugar de hacer clic directamente en «Enviar», busca: una pequeña FLECHA o un menú junto al botón de envío, una opción «Programar el envío», «Enviar más tarde» o «Envío diferido»; el lugar varía según el servicio (menú, clic derecho, pequeño triángulo). Elije la FECHA y la HORA — a menudo se te ofrecen sugerencias en una ventana (mañana, tarde, lunes próximo) o una elección personalizada; selecciona el momento que desees. Confirma — el correo sale de tu ventana de escritura y se almacena en un archivo dedicado (según el servicio: «Programados», «Para enviar», «Envío diferido»). Verifica que esté bien en espera — ve a echar un vistazo en este archivo para confirmar que tu mensaje figura allí con la fecha correcta: es reconfortante. Modifica o anula si es necesario — mientras el correo no se envía, puedes generalmente reabrirlo para corregirlo, cambiar la hora o anular la programación: es práctico en caso de cambio. ¿Dónde encontrar la función según el caso? En la mayoría de los servicios de correo electrónico en línea y de aplicaciones de correo en ordenador y teléfono, la opción existe; se esconde a menudo detrás de la pequeña flecha del botón «Enviar». Si no la encuentras, busca en la ayuda de tu servicio «programar el envío» o «enviar más tarde». Algunos CONSEJOS: verifica el FUSO horario si escribes a alguien en otro país (la hora programada es la tuya, no la suya); ríndete bien antes de programar (ver más abajo); y nota que el dispositivo o servicio debe poder enviar en el momento deseado (ver precauciones). En resumen: escribe, busca «Enviar más tarde» (a menudo cerca del botón de envío), elige fecha y hora, confirma, verifica en el archivo de programados, y modifica si es necesario. Una vez localizada, la función se utiliza en tres clics.

Buen hábito. La función se esconde casi siempre en el mismo lugar: a lado del botón «Enviar». No hagas clic directamente en él; busca la pequeña FLECHA o el triángulo justo a su lado, o haz clic derecho: ahí encontrarás «Enviar más tarde», «Programar el envío» o «Envío diferido». Una vez elegida la fecha y la hora, toma el hábito de ir a VERIFICAR en el archivo de correos programados (llamado «Programados», «Para enviar» según el servicio) que tu correo está bien, con la hora correcta: esta pequeña verificación evita las sorpresas desagradables. También retén que MIENTRAS el correo no se envía, puedes reabrirlo para corregirlo, cambiar la hora o anular: es incluso uno de los grandes beneficios: aprovecha para releyarlo a cabeza reposada antes del envío. Los usos más útiles en el día a día: escribir un correo profesional tarde en la noche pero hacerlo partir al día siguiente a las 9 h (para no molestar y mejorar tu imagen); preparar un mensaje de cumpleaños o una relanza a tiempo para que llegue justo el buen día; o redactar varios mensajes de golpe el fin de semana y espaciarlos a lo largo de la semana. Un último punto que evita los errores: presta atención al FUSO horario cuando escribes a alguien en otro país — la hora que programas es la tuya, no la suya. Bien dominado, el envío programado te hace escribir cuando estás disponible y llegar cuando es pertinente: un pequeño lujo de organización.

Precauciones a conocer

El envío programado es muy práctico, pero algunas precauciones evitan las desilusiones. RELÍSATE ANTES de programar: una vez el correo enviado automáticamente, ya se ha enviado; ya que quizás no estés frente a la pantalla al momento del envío, relístate con un cuidado especial (errores, tono, destinatario correcto, adjuntos presentes) al momento de programarlo. Cuidado con las INFORMACIONES que cambian: un correo programado para dentro de una semana puede volverse OBSOLETO si la situación cambia (un encuentro cancelado, una información obsoleta); piensa en verificar o anular tus correos programados si el contexto cambia. Verifica el DÉSPERTO efectivo: según el servicio, el envío se hace o bien desde los SERVIDORES del servicio (el correo se envía incluso si tu dispositivo está apagado), o desde tu dispositivo o aplicación (que debe estar encendido y conectado al momento deseado); averigua, porque en el segundo caso, un ordenador apagado puede retrasar el envío. El FUSO horario: la hora programada generalmente corresponde a tu fuso; para un destinatario en otro país, calcula el desfase para alcanzar el buen momento en su país. NO ABUSES del efecto «falso directo»: programar un correo para hacer creer que se trabaja a horas precisas es un uso discutible; el instrumento sirve principalmente para organizar mejor y respetar los horarios, no para dar una falsa impresión de actividad. Mantén un OJO sobre tus programados: un mensaje olvidado en el archivo «Programados» puede enviarse a un momento en que ya no te lo esperas; pasa por él de vez en cuando. En fin, las PIECES JOINTES: verifica que estén bien adjuntas al momento de la programación, y que estarán siempre actualizadas a la fecha de envío. En resumen: relístate cuidadosamente antes de programar (el correo partirá sin ti); verifica o anula si el contexto cambia; sé si el envío depende de tu dispositivo encendido o de los servidores; presta atención al fuso horario; y vigila tu archivo de correos programados. Con estos hábitos, el envío programado no te reserva que buenas sorpresas.

Atención: un correo programado se envía solo — relístate y piensa en lo que puede cambiar. El gran peligro del envío diferido, es que al momento de que el mensaje se envía, probablemente no estés frente a la pantalla para retenerlo. Dos consecuencias. Primero, RELÍSTATE con un cuidado especial al momento de programarlo: errores, tono, destinatario correcto, adjuntos presentes — ya que una vez la hora llega, el correo se envía sin pasar por ti, con todos los errores incluidos. En segundo lugar, presta atención a las informaciones que SE VIELEN: un mensaje programado varios días a la vez puede volverse falso o incómodo si la situación cambia entre tanto (un encuentro reprogramado, una decisión cambiada, una persona informada de otra manera). Por lo tanto, adopta la costumbre de VERIFICAR, incluso de anular o modificar, tus mensajes en espera si el contexto cambia — mientras no se envíen, siguen modificables en el archivo «Programados». Otro punto técnico importante: según tu servicio, el envío se hace o bien desde los SERVIDORES del servicio (en cuyo caso se envía incluso si tu dispositivo está apagado), o desde tu dispositivo o aplicación, que debe estar encendido y conectado a la hora prevista; en este segundo caso, un ordenador en reposo o apagado puede retrasar o bloquear el envío. Verifica cómo funciona tu servicio para no contar con un correo que, en realidad, no se envíe. Presta también atención al FUSO horario para un destinatario en otro país: la hora que fijas es la tuya. En fin, recuerda que el instrumento sirve para organizar mejor y respetar los horarios de los demás, no para dar una falsa impresión de actividad. Utilizado con estas precauciones — buena relectura, vigilancia sobre lo que cambia, conocimiento de tu servicio —, el envío programado es un aliado fiable; utilizado a la ligera, puede enviar a tu lugar un mensaje que ha perdido su oportunidad.

Preguntas frecuentes

¿Todas las aplicaciones de correo permiten programar un envío?

La gran mayoría, sí, pero no todas, y el lugar de la función varía. Las principales aplicaciones de correo en línea (webmail) y la mayoría de las aplicaciones de correo en ordenador, teléfono y tableta ofrecen hoy el envío diferido. La función se esconde generalmente detrás de la pequeña FLECHA o el menú situado a lado del botón «Enviar», bajo un título como «Enviar más tarde», «Programar el envío» o «Envío diferido». Si no la encuentras inmediatamente: explora los menús alrededor del botón de envío, intenta un clic derecho, o consulta la ayuda de tu servicio buscando «programar un correo». Algunas aplicaciones más antiguas o muy básicas no ofrecen esta opción nativamente; en este caso, puede existir alguna extensión o ajuste, pero no es indispensable. Ten en cuenta también que la función puede estar presente en la versión de ordenador de un servicio de correo pero no en su aplicación móvil, o viceversa: si no la encuentras de un lado, intenta del otro. En todos los casos, el principio es el mismo en todas partes: se escribe normalmente, luego se elige «enviar más tarde» en lugar de «enviar». Una vez el lugar repuesto en tu servicio de correo, el uso se convierte en un hábito.

¿Puedo modificar o anular un correo programado?

Sí, en la mayoría de los casos, mientras el correo no se haya enviado aún. Es incluso uno de los grandes beneficios del envío diferido: tu mensaje espera pacientemente en un archivo dedicado (a menudo llamado «Programados», «Para enviar» o «Envío diferido»), y puedes acceder a él en cualquier momento antes de la hora prevista. Allí, puedes generalmente: abrir el mensaje para CORREGIR su contenido (un error, un olvido, un adjunto), CAMBIAR la fecha o la hora de envío, o ANULAR completamente la programación (el correo vuelve a ser borrador, o es eliminado, según el servicio). Es muy práctico cuando la situación cambia: si tu mensaje programado ya no tiene sentido, o si una información ha cambiado, basta con ir a modificarlo o anularlo. Adopta la costumbre de echar un vistazo a este archivo de vez en cuando, para mantener el control sobre lo que va a partir. Una vez la hora llega y el correo se envía, sin embargo, se va a los mensajes enviados como cualquier otro correo: ya no puedes raptarlo. Por eso la importancia de relístate cuidadosamente al momento de programar, y de verificar tus programados si el contexto cambia.

¿El correo se envía si mi ordenador está apagado a la hora prevista?

Eso depende de tu servicio, y es un punto importante que hay que verificar. Dos casos de figura. En el primer caso, el envío se gestiona por los SERVIDORES del servicio de correo electrónico: tu correo programado se almacena en el lado del servicio, y se envía automáticamente a la hora acordada, incluso si tu ordenador o teléfono está apagado o desconectado. Es el funcionamiento más común en los grandes servicios de correo electrónico en línea, y el más práctico: puedes apagar todo, el correo se enviará igualmente. En el segundo caso, el envío depende de tu dispositivo o de tu aplicación de correo electrónico: el mensaje no se envía si tu dispositivo está apagado o conectado a internet al momento previsto; si está apagado o en reposo, el envío puede ser retrasado hasta la próxima apertura, o incluso no se realizará a la hora exacta. Este caso concierne principalmente a ciertas aplicaciones de correo electrónico instaladas en ordenador. ¿Cómo saber? El más sencillo es consultar la ayuda de tu servicio, o hacer un test: programa un correo para ti mismo dentro de unos minutos, apaga el dispositivo, y ve si llega. En caso de duda, o para un envío realmente importante, opta por un servicio que envíe desde los SERVIDORES (partida garantizada incluso si el dispositivo está apagado) o asegúrate de que tu dispositivo estará bien encendido y conectado a la hora prevista.

Lo que hay que retener

El envío programado es una función discreta pero muy útil: separa el momento en que ESCRIBES un correo de aquel en que LLEGA. Escribe cuando estás disponible, y el mensaje se envía cuando es pertinente. Los usos son numerosos: respetar los horarios (escribir tarde, enviar por la mañana), no olvidar nada (un cumpleaños, una relanza que partan el buen día), trabajar a tu ritmo (preparar varios mensajes y espaciarlos a lo largo de la semana), anticipar una ausencia, y mejorar tu imagen (correos a horas de trabajo). En la práctica: escribe tu correo normalmente, luego, en lugar de hacer clic en «Enviar», busca la opción «Enviar más tarde» o «Programar el envío» — el más a menudo detrás de la pequeña FLECHA a lado del botón de envío —; elige la fecha y la hora, confirma, y verifica que el mensaje esté bien en espera en el archivo de programados. Mientras no se envíe, puedes corregirlo, cambiar la hora o anularlo. Sin embargo, retén algunas precauciones: RELÍSTATE cuidadosamente al momento de programar, ya que el correo se enviará sin ti; presta atención a las informaciones que se velen (verifica o anula si el contexto cambia); sé si tu servicio envía desde los SERVIDORES (partida garantizada incluso si el dispositivo está apagado) o desde tu dispositivo (que debe estar encendido y conectado); presta atención al fuso horario para el extranjero; y vigila tu archivo de programados. Una vez la función repuesta en tu servicio de correo y estos hábitos adquiridos, el envío programado se convierte en un verdadero aliado de organización: te hace escribir en el momento adecuado para ti, y llegar en el momento adecuado para los demás. Un pequeño lujo de serenidad, a tres clics.