Ein freigegebenes Ordner erstellen, um zusammenzuarbeiten

Zusammen an denselben Dokumenten arbeiten, Urlaubsfotos mit der Familie teilen, an einem Vereinsprojekt zusammenarbeiten: Dateien einzeln per E-Mail zu versenden, wird schnell unübersichtlich, mit verlorenen Versionen und überlasteten Postfächern. Die Lösung: der Freigabedatenspeicher. In wenigen Klicks erstellen Sie einen gemeinsamen Online-Speicher, auf den mehrere Personen zugreifen, die Dateien einsehen und manchmal ändern können, wobei jeder immer die neueste Version sieht. Es ist einfach, praktisch und kostenlos für den üblichen Gebrauch. Sehen wir uns an, wie man einen Freigabedatenspeicher erstellt, um in aller Einfachheit zusammenzuarbeiten — und mit den richtigen Sicherheits- und Datenschutzvorkehrungen.

Der Freigabedatenspeicher: Wofür ist er gut und wie funktioniert er?

Der Freigabedatenspeicher löst elegant das Problem der Zusammenarbeit. Das PRINZIP: ein Freigabedatenspeicher ist ein ONLINE-Speicher (in der „Cloud“), auf den MEHRERE personen zugreifen können; anstatt sich Dateien zuzusenden, greift jeder auf DIESEN Speicher zu; die Dateien sind zentralisiert, und jeder sieht immer die aktuelle Version; es ist ein gemeinsamer Speicher. Was das LÖST: keine Dateien einzeln versenden, nicht mit Versionen jonglieren („dokument_final_v3_wirklich_final“), keine überlasteten Postfächer; der Freigabedatenspeicher zentralisiert alles an einem Ort, immer aktuell; man arbeitet leicht zusammen. Die ANWENDUNGEN: Zusammenarbeit an Arbeits- oder Vereinsdokumenten; Fotos mit der Familie oder Freunden teilen; Dateien einer Gruppe zur Verfügung stellen; gemeinsam an einem Projekt arbeiten; Dokumente eines Events zentralisieren; die Anwendungen sind vielfältig. Die ZUGRIFFSEBENEN: Sie wählen aus, was die anderen tun können; NUR EINSEHEN (sehen und herunterladen, aber nicht ändern); oder ÄNDERN (hinzufügen, ändern, löschen); diese wichtige Einstellung bestimmt, wer was tun darf (wir kommen darauf zurück). Die SYNCHRONISATION: Änderungen sind für alle sichtbar; wenn jemand eine Datei hinzufügt oder ändert, sehen die anderen das; alle arbeiten an derselben aktuellen Version; das ist die Stärke der Online-Zusammenarbeit. Der ZUGRIFF ÜBERALL: der Freigabedatenspeicher ist von jedem verbundenen Gerät (Computer, Telefon, Tablet) aus zugänglich; jeder greift von überall darauf zu; praktisch für die Zusammenarbeit aus der Ferne. Die DIENSTLEISTUNGEN: mehrere „Cloud“-Dienste bieten Freigabedatenspeicher an, oft mit einem kostenlosen Angebot, das für den persönlichen Gebrauch ausreicht; Sie nutzen vielleicht schon einen (unsere Guides zur Cloud). Was Sie brauchen: ein KONTO: in der Regel erfordert die Erstellung eines Freigabedatenspeichers ein Konto bei einem Cloud-Dienst; die eingeladenen Personen können manchmal ohne Konto darauf zugreifen (je nach Einstellungen) oder müssen eines haben. WOFÜR DAS DIENT: um LEICHT mit mehreren zusammenzuarbeiten; um DATEIEN zu ZENTRALISIEREN; um immer die LETZTE Version zu haben; um ohne Überlastung der E-Mails zu TEILEN; um gemeinsam aus der FERNE zu arbeiten; kurz gesagt, um die Zusammenarbeit und das Teilen zu vereinfachen. Die Hauptidee: ein Freigabedatenspeicher ist ein Online-Speicher (in der Cloud), auf den mehrere Personen zugreifen, um Dateien zu zentralisieren und zusammenzuarbeiten; anstatt sich Dateien einzeln zuzusenden, greift jeder auf denselben Speicher zu, immer aktuell. Man wählt aus, wer nur EINSEHEN oder auch ÄNDERN darf, und der Speicher ist überall zugänglich, von jedem Gerät aus. Das ist die ideale Lösung, um mit mehreren zu arbeiten, Fotos in der Familie zu teilen oder an einem Projekt zusammenzuarbeiten, ohne die Postfächer zu überlasten oder sich in den Versionen zu verlieren. Einfach, praktisch und oft kostenlos für den üblichen Gebrauch; vorausgesetzt, man richtet die Zugriffe richtig ein und bleibt aufmerksam für den Datenschutz.

Wie man einen Freigabedatenspeicher erstellt und nutzt

Einen Freigabedatenspeicher zu erstellen, ist einfach; hier ist die allgemeine Vorgehensweise (die Details variieren je nach Dienst). WÄHLEN Sie einen Cloud-Dienst: um einen Freigabedatenspeicher zu erstellen, nutzen Sie einen Online-Speicherdienst (Cloud); Sie haben vielleicht schon einen; mehrere bieten eine kostenlose Version an, die für den persönlichen Gebrauch ausreicht; wählen Sie einen anerkannten Dienst (unsere Guides zur Cloud). ERSTELLEN Sie einen Speicher: in Ihrem Cloud-Speicher erstellen Sie einen neuen Speicher und geben ihm einen klaren Namen; das ist der Speicher, den Sie freigeben; legen Sie die zu teilenden Dateien hinein (oder Sie fügen sie später hinzu). FREIGEBEN Sie den Speicher: wählen Sie den Speicher aus und suchen Sie die Option „Freigeben“; zwei gängige Möglichkeiten, den Speicher freizugeben; per EINLADUNG (Sie geben die E-Mail-Adressen der einzuladenden Personen an, sie erhalten Zugriff) oder per LINK (Sie erhalten einen Link, den Sie senden, und jeder, der den Link hat, kann darauf zugreifen — vorsichtig damit, siehe unten). WÄHLEN Sie die ZUGRIFFSRECHTE: wichtige Einstellung; legen Sie fest, was die Personen tun dürfen — NUR EINSEHEN (sehen und herunterladen) oder ÄNDERN (hinzufügen, ändern, löschen); geben Sie nur denen das Recht zu ändern, die wirklich zusammenarbeiten müssen, und den anderen nur die Einsicht; diese Einstellung schützt Ihre Dateien. SENDEN Sie die Einladung oder den Link: die eingeladenen Personen erhalten Zugriff (per E-Mail oder über den Link); sie können dann den Freigabedatenspeicher öffnen. NUTZEN Sie den Speicher gemeinsam: jeder greift auf den Speicher zu, sieht die Dateien und (je nach Rechten) fügt welche hinzu oder ändert sie; alle sehen die aktuelle Version; Sie arbeiten zusammen. VERWALTEN Sie die Zugriffe: Sie können jederzeit sehen, wer Zugriff hat, Personen hinzufügen oder ENTFERNEN, ihre Rechte ändern oder die Freigabe beenden; behalten Sie die Kontrolle, wer auf Ihren Speicher zugreift (wir kommen darauf zurück). ORGANISIEREN Sie den Speicher: für die Nutzung durch mehrere Personen hilft eine gute Organisation (Unterordner, klare Namen), um Unordnung zu vermeiden; einigen Sie sich auf einfache Regeln zum Ablage. Greifen Sie von IHREN Geräten aus zu: der Freigabedatenspeicher ist von der App des Dienstes oder dessen Website aus zugänglich, auf Computer und Telefon; installieren Sie die App, falls nötig, für einen einfachen Zugriff. SEIN Sie aufmerksam für die VERTRÄULICHKEIT: teilen Sie keine sensiblen Informationen leichtfertig, überprüfen Sie genau, wer Zugriff hat, und bevorzugen Sie die persönliche Einladung gegenüber dem öffentlichen Link für sensible Inhalte (wir kommen darauf zurück). Zusammengefasst: wählen Sie einen Cloud-Dienst, erstellen Sie einen Speicher, geben Sie ihn frei (vorzugsweise per persönlicher Einladung oder per Link), richten Sie die Rechte sorgfältig ein (Einsicht oder Änderung je nach Person), und nutzen Sie ihn gemeinsam; verwalten Sie die Zugriffe (Hinzufügen, Entfernen), organisieren Sie den Inhalt, und bleiben Sie aufmerksam für die Vertraulichkeit. In wenigen Klicks haben Sie einen gemeinsamen Speicher, um leicht zusammenzuarbeiten und zu teilen.

Der entscheidende Punkt: wer nur einsehen darf, wer ändern darf. Wenn Sie einen Freigabedatenspeicher erstellen, ist die wichtigste Einstellung — die man nicht vernachlässigen sollte — die der ZUGRIFFSRECHTE: für jede Person oder für die allgemeine Freigabe wählen Sie, ob sie die Dateien nur EINSEHEN oder auch ÄNDERN darf. Diese Unterscheidung richtig zu verstehen und richtig einzustellen, spart Ihnen viele Probleme. Die EINSICHT allein („Lesezugriff“) erlaubt der Person, die Dateien zu SEHEN und sie HERUNTERZULADEN, aber NICHT sie zu ändern, hinzuzufügen oder zu löschen; der Inhalt des Speichers bleibt geschützt, sie kann ihn nur einsehen. Die ÄNDERUNG („Bearbeitung“) erlaubt zusätzlich, Dateien HINZUFÜGEN, sie ZU ÄNDERN, sie ZU LÖSCHEN; das ist nötig für eine echte Zusammenarbeit, aber es gibt auch echte Macht über den Inhalt. Die einfache Regel ist einfach: geben Sie nur denen das Recht zu ÄNDERN, die wirklich zusammenarbeiten müssen und denen Sie vertrauen, und geben Sie den anderen nur die EINSICHT. Einige konkrete Beispiele, um die richtige Wahl zu treffen. Sie teilen Urlaubsfotos mit der Familie, nur damit sie sie sehen und herunterladen können? Die EINSICHT allein reicht aus — es ist nicht nötig, dass sie alles versehentlich löschen können. Sie arbeiten mit mehreren an den Dokumenten eines Projekts, bei dem jeder seinen Beitrag leisten muss? Da ist die ÄNDERUNG nötig für die Mitwirkenden. Sie stellen Dokumente einer Gruppe zur Information zur Verfügung? Einsicht allein. Wichtig ist, die Rechte an die ROLLE jedes Einzelnen anzupassen: aktiver Mitwirkender (Änderung) oder einfacher Empfänger (Einsicht). Warum ist diese Einstellung so wichtig? Weil eine falsche Einstellung unangenehme Folgen haben kann. Allen das Recht zu ändern zu geben, auch denen, die es nicht brauchen, ist riskant, dass eine Datei versehentlich gelöscht oder geändert wird (eine falsche Bedienung passiert schnell), oder dass der Inhalt absichtlich verändert wird; umgekehrt schützt ein gut eingestellter Speicher — Änderung für die Mitwirkenden, Einsicht für die anderen — Ihre Dateien, während die Zusammenarbeit möglich bleibt. Gute Nachricht: diese Rechte sind JEDERZEIT ÄNDERBAR; Sie können die Rechte einer Person anpassen, sie erweitern oder einschränken, je nach Bedarf. Ein weiterer wichtiger Rat: bevorzugen Sie, wenn möglich, die PERSÖNLICHE EINLADUNG (Freigabe mit bestimmten Personen, identifiziert durch ihre Adresse) gegenüber der Freigabe per „OFFENEM“ LINK (wo jeder, der den Link hat, Zugriff hat). Die persönliche Einladung gibt Ihnen eine viel feinere Kontrolle: Sie wissen genau, wer Zugriff hat, Sie können die Rechte person für Person einstellen, und Sie können einen Zugriff einzeln entfernen; der offene Link kann an andere weitergegeben werden und entzieht sich leichter Ihrer Kontrolle. Für jeden etwas sensiblen oder persönlichen Inhalt bevorzugen Sie also die persönliche Einladung mit den passenden Rechten für jeden. Indem Sie diese Rechteinstellung beherrschen — Einsicht oder Änderung, je nach Rolle, und vorzugsweise per persönlicher Einladung — machen Sie aus Ihrem Freigabedatenspeicher einen Raum für Zusammenarbeit, der sowohl praktisch als auch sicher ist, wo jeder genau den Zugriff hat, den er braucht, nicht mehr, nicht weniger.

Sicherheit, Vertraulichkeit und guter Gebrauch

Ein Freigabedatenspeicher ist praktisch, aber er bedeutet, Dateien online zu teilen; hier sind die wesentlichen Vorsichtsmaßnahmen. ACHTEN Sie darauf, WER Zugriff hat: überprüfen Sie immer und regelmäßig, wer Zugriff auf Ihren Speicher hat; man kann Personen vergessen, die hinzugefügt wurden, oder ein Link kann weitergegeben worden sein; behalten Sie die Kontrolle über die Liste der Zugriffe, und entfernen Sie die, die nicht mehr darauf zugreifen sollten. Der „OFFENE“ LINK, vorsichtig damit: die Freigabe per Link, der für „jeden, der den Link hat“ zugänglich ist, ist praktisch, aber riskant; dieser Link kann weitergegeben, gefunden und Ihrer Kontrolle entzogen werden; für jeden etwas sensiblen Inhalt bevorzugen Sie die persönliche Einladung; reservieren Sie den offenen Link für nicht sensible Inhalte. KEINE SENSIBLEN Informationen leichtfertig teilen: überlegen Sie, was Sie in einen Freigabedatenspeicher legen; vermeiden Sie, dort sehr sensible Dokumente (persönliche, finanzielle, vertrauliche Informationen) ohne große Vorsicht zu platzieren; einmal geteilt, kann eine Datei heruntergeladen, kopiert, verbreitet werden; behalten Sie das Sensible draußen, oder mit strenger Kontrolle. Die RECHTE gut eingestellt: wie gesehen, geben Sie die Änderung nur denen, die zusammenarbeiten müssen; die Einsicht den anderen; eine gute Einstellung der Rechte schützt Ihre Dateien. SICHERN Sie Ihr Konto: der Freigabedatenspeicher basiert auf Ihrem Cloud-Konto; sichern Sie es gut (starkes und einzigartiges Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung), denn wer auf Ihr Konto zugreift, greift auf alle Ihre Dateien zu (unsere Guides zur Sicherheit der Konten). Die Frage der DATEN beim Dienst: Ihre Dateien werden auf den Servern des Cloud-Dienstes gespeichert; wählen Sie einen anerkannten und respektvollen Dienst; behalten Sie im Hinterkopf, dass „in der Cloud“ „bei einem Dritten“ bedeutet (unsere Guides zur Cloud). Die ÄNDERUNGEN und Löschungen: in einem Freigabedatenspeicher mit Änderungsrecht kann jemand eine Datei löschen oder verändern (versehentlich oder nicht); viele Dienste behalten eine Historie oder einen Papierkorb, um wiederherzustellen; aber behalten Sie eine KOPIE Ihrer wichtigen Dateien anderswo, zur Sicherheit. EINEN Zugriff entfernen: wenn eine Person nicht mehr auf den Speicher zugreifen muss (Ende eines Projekts, Abgang), entfernen Sie ihren Zugriff; lassen Sie keine Zugriffe unnötig lange bestehen. Das VERTRAUEN in die Personen: Sie teilen mit Personen, die Zugriff (und manchmal die Möglichkeit, Ihre Dateien zu ändern) haben werden; teilen Sie mit vertrauenswürdigen Personen, mit Bedacht. ORGANISIEREN, um das Chaos zu vermeiden: mit mehreren Personen kann ein Freigabedatenspeicher schnell unordentlich werden; einigen Sie sich auf einfache Regeln (Organisation, Benennung), um einen nutzbaren Raum zu behalten. NICHT ALLES teilen: teilen Sie, was geteilt werden muss; behalten Sie Ihre persönlichen Dateien in nicht geteilten Speichern; mischen Sie nicht. Zusammengefasst, die Vorsichtsmaßnahmen: kontrollieren Sie regelmäßig, WER Zugriff hat (und entfernen Sie veraltete Zugriffe), handhaben Sie den „offenen“ Link vorsichtig (bevorzugen Sie die persönliche Einladung für das Sensible), vermeiden Sie, sensible Informationen leichtfertig zu teilen, stellen Sie die Rechte richtig ein, sichern Sie Ihr Cloud-Konto, behalten Sie eine Kopie Ihrer wichtigen Dateien anderswo, und teilen Sie nur mit vertrauenswürdigen Personen. Der Freigabedatenspeicher ist ein praktisches und sicheres Werkzeug für die Zusammenarbeit; vorausgesetzt, Sie kontrollieren die Zugriffe, schützen das Sensible und sichern Ihr Konto.

Achtung: überprüfen Sie immer, wer Zugriff auf Ihren Speicher hat, handhaben Sie die Freigabe per „offenem“ Link vorsichtig, und teilen Sie niemals sensible Informationen leichtfertig. Der Freigabedatenspeicher ist ein wunderbares Werkzeug, aber er bedeutet, Dateien online zu stellen und anderen Zugriff darauf zu geben; einige Sicherheits- und Datenschutzvorkehrungen sind daher unerlässlich. Der erste Punkt: behalten Sie die KONTROLLE darüber, wer Zugriff hat. Ein Freigabedatenspeicher ist nur sicher, wenn Sie genau wissen, wer darauf zugreifen darf — und diese Liste kann Ihnen mit der Zeit entgleiten. Man fügt im Laufe eines Projekts Personen hinzu und vergisst, sie zu entfernen, wenn sie nicht mehr darauf zugreifen sollten; ein Freigabelink kann an Personen weitergegeben worden sein, die Sie nicht vorgesehen hatten; ein ehemaliger Mitwirkender kann einen vergessenen Zugriff behalten. Gewöhnen Sie sich also an, REGELMÄSSIG die Liste der Personen zu überprüfen, die Zugriff auf Ihre Freigabedatenspeicher haben, und die Zugriffe zu ENTFERNEN, die nicht mehr gerechtfertigt sind (Ende eines Projekts, Abgang einer Person, nicht mehr notwendige Freigabe). Lassen Sie keine Zugriffe unnötig lange bestehen: jeder Zugriff ist eine offene Tür zu Ihren Dateien. Der zweite Punkt: misstrauen Sie der Freigabe per „OFFENEM“ LINK. Viele Dienste bieten an, einen Speicher per Link freizugeben, der für „jeden, der den Link hat“ zugänglich ist; das ist sehr praktisch und schnell, aber auch die riskanteste Methode, denn dieser Link entgleitet Ihnen leicht: er kann von einer Person zur anderen weitergegeben, kopiert, gefunden, über den Kreis hinaus verbreitet werden, den Sie vorgesehen hatten; sobald ein offener Link zirkuliert, haben Sie nicht mehr wirklich die Kontrolle darüber, wer darauf zugreift. Für jeden etwas sensiblen oder persönlichen Inhalt bevorzugen Sie also IMMER die PERSÖNLICHE EINLADUNG (Freigabe mit bestimmten Personen, identifiziert durch ihre Adresse), die Ihnen eine viel feinere Kontrolle gibt: Sie wissen genau, wer Zugriff hat, Sie stellen die Rechte person für Person ein, und Sie können einen Zugriff einzeln entfernen. Reservieren Sie den offenen Link für nicht sensible Inhalte, die Sie bereit sind, potenziell weit verbreitet zu sehen. Der dritte Punkt, der wichtigste: TEILEN Sie NIEMALS sensible Informationen leichtfertig. Überlegen Sie immer zweimal, bevor Sie eine Datei in einen Freigabedatenspeicher legen, denn sobald sie dort ist, können die Personen, die Zugriff haben, sie EINSEHEN, HERUNTERLADEN, KOPIEREN und potenziell verbreiten — Sie verlieren die exklusive Kontrolle darüber. Vermeiden Sie also, dort sehr sensible Dokumente zu platzieren — wichtige persönliche Informationen, finanzielle Daten, vertrauliche Dokumente, Passwörter, Ausweispapiere — ohne extreme Vorsicht und strenge Kontrolle der Zugriffe; im Zweifel behalten Sie diese Elemente außerhalb der Freigabedatenspeicher, oder in einem privaten Speicher, der nur Ihnen gehört. Mehrere ergänzende Vorsichtsmaßnahmen verstärken Ihre Sicherheit. SICHERN Sie Ihr CLOUD-KONTO, von dem der gesamte Speicher abhängt: ein starkes und einzigartiges Passwort und vor allem die Zwei-Faktor-Authentifizierung, denn wer auf Ihr Konto zugreift, greift auf alle Ihre Dateien zu. STELLEN Sie die RECHTE richtig ein: geben Sie die Änderung nur denen, die wirklich zusammenarbeiten müssen, die Einsicht den anderen, um versehentliche Löschungen oder Änderungen zu vermeiden. Behalten Sie eine KOPIE Ihrer wichtigen Dateien ANDERSWO (auf Ihrem Gerät, einer anderen Sicherung); in einem Freigabedatenspeicher mit Änderungsrecht kann eine Datei versehentlich gelöscht oder verändert werden, und auch wenn die Dienste oft einen Papierkorb oder eine Historie anbieten, ist es besser, sich nicht nur auf den Freigabedatenspeicher für Ihre wertvollen Dateien zu verlassen. Schließlich teilen Sie nur mit vertrauenswürdigen PERSONEN, und behalten Sie im Hinterkopf, dass Ihre Dateien bei einem DRITTEN (dem Cloud-Dienst) gespeichert sind — wählen Sie einen anerkannten und respektvollen Dienst. Nichts davon sollte Sie davon abhalten, Freigabedatenspeicher zu nutzen, die ein hervorragendes Werkzeug für Zusammenarbeit und Teilen sind: um mit mehreren zu arbeiten, Fotos in der Familie zu teilen oder an einem Projekt zusammenzuarbeiten, erbringen sie einen echten Dienst. Die Botschaft ist einfach, die Kontrolle zu behalten: wissen, wer Zugriff hat (und veraltete Zugriffe entfernen), die persönliche Einladung für das Sensible bevorzugen, das wirklich Sensible schützen, Ihr Konto sichern und Kopien der wichtigen Dinge behalten. Mit diesen einfachen Vorsichtsmaßnahmen bleibt Ihr Freigabedatenspeicher ein Raum für Zusammenarbeit, der sowohl praktisch als auch sicher ist.

Häufige Fragen

Muss jeder ein Konto haben, um auf den Speicher zuzugreifen?

Das hängt vom Dienst und der Art der Freigabe ab: oft ist ein Konto nötig, um vollständig zusammenzuarbeiten, aber einige Freigaben (insbesondere per Link) erlauben manchmal den Zugriff ohne Konto, zumindest zur Einsicht. Präzisieren wir. Der ALLGEMEINE Fall: um einen Freigabedatenspeicher zu ERSTELLEN, brauchen Sie, der Organisator, ein Konto beim Cloud-Dienst; für die eingeladenen Personen hängt es vom Dienst und der Art des Zugriffs ab. Die Freigabe per PERSÖNLICHER EINLADUNG: wenn Sie Personen per ihrer Adresse einladen, müssen sie oft ein Konto beim selben Dienst haben (oder eines erstellen), um vollständig auf den Speicher zuzugreifen, besonders um zusammenzuarbeiten (zu ändern); einige Dienste erleichtern die Erstellung eines kostenlosen Kontos in diesem Fall; das ist die Methode, die die beste Kontrolle bietet, aber sie kann den Gästen ein Konto abverlangen. Die Freigabe per LINK: die Freigabe per „offenem“ Link erlaubt manchmal den Zugriff auf den Speicher OHNE Konto, zumindest zur EINSICHT (sehen und herunterladen); das ist flexibler für Personen, die kein Konto haben, aber auch weniger kontrolliert und weniger sicher (der Link kann weitergegeben werden); für die Änderung ist oft ein Konto nötig. Was VOM DIENST ABHÄNGT: jeder Dienst hat seine Regeln; einige verlangen ein Konto für jeden Zugriff, andere erlauben die Einsicht ohne Konto per Link; informieren Sie sich über die Möglichkeiten des Dienstes, den Sie nutzen. Wie WÄHLEN nach Ihren Bedürfnissen: wenn Ihre Mitwirkenden bereits ein Konto beim Dienst haben (oder bereit sind, eines zu erstellen), ist die persönliche Einladung ideal (Kontrolle und Zusammenarbeit); wenn Sie einfach Personen ohne Konto den Zugriff auf Dateien ERLAUBEN wollen, kann ein Freigabelink zur Einsicht passen (mit den Vorsichtsmaßnahmen, die mit dem offenen Link verbunden sind); passen Sie es an den Kontext an. Der RAT: für eine echte Zusammenarbeit (mehrere Personen, die ändern), ist es oft einfacher, wenn jeder ein Konto beim selben Dienst hat; für eine einfache Freigabe zur Einsicht kann ein Link denen ohne Konto helfen; wägen Sie Kontrolle (Einladung, Konto) und Einfachheit (Link, ohne Konto) nach Ihren Bedürfnissen und der Sensibilität des Inhalts ab. Die VERTRÄULICHKEIT: erinnern Sie sich, dass der Link ohne Konto flexibler, aber weniger kontrolliert ist; für das Sensible bevorzugen Sie die persönliche Einladung (mit Konto). Zusammengefasst, es gibt keine einzige Regel: um einen Freigabedatenspeicher zu erstellen, brauchen Sie ein Konto; für die Gäste ist oft ein Konto nötig, um vollständig zusammenzuarbeiten (besonders um zu ändern), während einige Freigaben per Link den Zugriff ohne Konto, zumindest zur Einsicht, ermöglichen. Das hängt vom Dienst und der Art der Freigabe ab; informieren Sie sich über die Möglichkeiten Ihres. Für eine aktive Zusammenarbeit ist es oft einfacher, wenn jeder ein Konto beim selben Dienst hat; für eine Freigabe zur Einsicht kann ein Link denen ohne Konto helfen. Wählen Sie nach Ihren Bedürfnissen an Kontrolle und Einfachheit, mit Vorsicht für sensible Inhalte.

Ist es sicher, meine Dateien in einem Freigabedatenspeicher zu speichern?

Es ist vernünftig sicher mit einem anerkannten Dienst und guten Vorsichtsmaßnahmen, aber bedenken Sie, dass Sie Dateien online stellen und anderen Zugriff darauf geben: kontrollieren Sie die Zugriffe, schützen Sie das Sensible und sichern Sie Ihr Konto. Nuancieren wir. Was FÜR die Sicherheit spricht: die anerkannten Cloud-Dienste schützen ihre Infrastrukturen, und der Freigabedatenspeicher ist eine übliche und beherrschte Nutzung; um nicht kritische Dateien mit vertrauenswürdigen Personen zu teilen, ist das ein praktisches und im Allgemeinen sicheres Mittel, viel praktischer, als Dateien einzeln zu versenden; Millionen von Menschen nutzen es ohne Probleme. Die RISIKEN, die man kennen sollte: das bedeutet jedoch, dass zwei Dinge mit einem Freigabedatenspeicher verbunden sind; Ihre Dateien werden ONLINE gespeichert, bei einem Dritten (dem Cloud-Dienst), mit den Datenschutzfragen, die das aufwirft; und Sie GEBEN ANDEREN Zugriff, die Ihre Dateien einsehen, herunterladen und, je nach ihren Rechten, ändern können; diese beiden Aspekte erfordern Vorsichtsmaßnahmen. Die Vorsichtsmaßnahmen, die das Teilen SICHER machen: wählen Sie einen ANERKANNTEN und respektvollen Dienst; kontrollieren Sie, WER Zugriff hat (und entfernen Sie veraltete Zugriffe); stellen Sie die RECHTE richtig ein (Änderung nur für die Mitwirkenden); bevorzugen Sie die PERSÖNLICHE EINLADUNG gegenüber dem offenen Link für das Sensible; teilen Sie nur mit vertrauenswürdigen PERSONEN; sichern Sie Ihr KONTO (starkes Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung); und behalten Sie eine KOPIE Ihrer wichtigen Dateien anderswo; mit diesen Vorsichtsmaßnahmen ist das Teilen vernünftig sicher. Was man NICHT tun sollte: sehr SENSIBLE Dateien (vertrauliche Dokumente, finanzielle Daten, Passwörter, Ausweispapiere) in einen Freigabedatenspeicher ohne große Vorsicht legen; sie per offenem Link teilen, der weit verbreitet wird; oder die Sicherheit Ihres Kontos vernachlässigen; diese Nutzungen sind riskant; behalten Sie das sehr Sensible draußen oder unter strenger Kontrolle. Die richtige PERSPEKTIVE: der Freigabedatenspeicher ist sicher für den üblichen Gebrauch (nicht kritische Dateien mit vertrauenswürdigen Personen teilen, gut eingestellt), vorausgesetzt, Sie behalten die Kontrolle über die Zugriffe, schützen das Sensible und sichern Ihr Konto; es ist kein Safe für Ihre vertraulichsten Daten, aber ein praktisches und vernünftig sicheres Werkzeug für die Zusammenarbeit. Die Frage, die man sich STELLEN sollte: für jede Datei fragen Sie sich „bin ich damit einverstanden, dass die Personen, die Zugriff haben, sie sehen, herunterladen, eventuell verbreiten können?“; wenn ja, teilen Sie; wenn nein, behalten Sie sie privat. Zusammengefasst, ja, es ist vernünftig sicher, Ihre Dateien in einem Freigabedatenspeicher mit einem anerkannten Dienst und guten Vorsichtsmaßnahmen zu speichern: es ist ein praktisches und im Allgemeinen sicheres Werkzeug, um nicht kritische Dateien mit vertrauenswürdigen Personen zu teilen. Aber bedenken Sie, dass Sie Dateien online (bei einem Dritten) speichern und anderen Zugriff darauf geben: kontrollieren Sie, wer Zugriff hat, stellen Sie die Rechte richtig ein, bevorzugen Sie die persönliche Einladung für das Sensible, sichern Sie Ihr Konto, und behalten Sie das sehr Sensible draußen. Mit diesen Vorsichtsmaßnahmen ist das Teilen sicher für den üblichen Gebrauch; es ist einfach nicht der richtige Ort für Ihre vertraulichsten Daten.

Was passiert, wenn jemand eine Datei versehentlich löscht?

Das ist in der Regel nicht unwiderruflich: die meisten Dienste behalten gelöschte Dateien eine Zeit lang (Papierkorb) und/oder eine Historie der Versionen, was oft eine Wiederherstellung ermöglicht; aber behalten Sie eine KOPIE Ihrer wichtigen Dateien anderswo, zur Sicherheit. Sehen wir uns das an. Das ECHTE RISIKO: in einem Freigabedatenspeicher, in dem mehrere Personen das Recht haben, zu ÄNDERN, kann es passieren, dass jemand eine Datei versehentlich löscht oder eine versehentlich ändert; das ist ein inhärentes Risiko der Zusammenarbeit; eine falsche Bedienung passiert schnell. Die SICHERHEITSNETZE der Dienste: zum Glück sehen die meisten Cloud-Dienste Schutzmaßnahmen vor; ein PAPIERKORB: die gelöschten Dateien werden dort eine bestimmte Zeit vor endgültiger Löschung aufbewahrt und können oft wiederhergestellt werden; eine HISTORIE der Versionen: für geänderte Dateien behalten viele Dienste die vorherigen Versionen, was es ermöglicht, zu einer früheren Version zurückzukehren, falls eine Änderung unglücklich war; dank dieser Sicherheitsnetze ist eine versehentliche Löschung oder Änderung oft wiederherstellbar; überprüfen Sie den Papierkorb und die Historie Ihres Dienstes. Wie WIEDERHERSTELLEN: im Falle einer versehentlichen Löschung, suchen Sie den PAPIERKORB des Dienstes und stellen Sie die Datei wieder her; im Falle einer unglücklichen Änderung, suchen Sie die HISTORIE der Versionen der Datei und kehren Sie zu einer früheren Version zurück; diese Funktionen existieren in den meisten anerkannten Cloud-Diensten; informieren Sie sich über Ihren. Die GRENZEN: diese Schutzmaßnahmen haben Grenzen; der Papierkorb behält die Dateien nur eine bestimmte Zeit (danach kann die Löschung endgültig sein); die Historie der Versionen kann begrenzt sein; man sollte sich also nicht blind darauf verlassen für die Ewigkeit; handeln Sie schnell, um wiederherzustellen, und verlassen Sie sich nicht nur darauf. Die VORBEUGUNG: um das Risiko zu begrenzen, stellen Sie die RECHTE richtig ein (geben Sie die Änderung nur denen, die zusammenarbeiten müssen; die anderen haben nur die Einsicht, können also nichts löschen); einigen Sie sich auf Regeln des guten Gebrauchs zwischen Mitwirkenden; organisieren Sie den Speicher klar. Die WESENTLICHE Vorsichtsmaßnahme: behalten Sie immer eine KOPIE Ihrer wichtigen Dateien ANDERSWO als im einzigen Freigabedatenspeicher (auf Ihrem Gerät, in einer anderen Sicherung); so, selbst wenn eine Datei im Freigabedatenspeicher verloren geht und nicht wiederherstellbar ist, haben Sie Ihre Kopie; machen Sie niemals den Freigabedatenspeicher zum einzigen Aufbewahrungsort Ihrer wertvollen Dateien (unsere Guides zur Datensicherung). Der RAT: verlassen Sie sich auf den Papierkorb und die Historie des Dienstes, um einen Fehler wiederherzustellen (handeln Sie schnell), aber vor allem, stellen Sie die Rechte richtig ein, um zu verhindern, und behalten Sie eine Kopie des Wichtigen anderswo, um niemals vom einzigen Freigabedatenspeicher abhängig zu sein. Zusammengefasst, wenn jemand eine Datei versehentlich löscht, ist das in der Regel nicht unwiderruflich: die meisten Dienste behalten gelöschte Dateien in einem Papierkorb eine bestimmte Zeit und behalten eine Historie der Versionen, was oft eine Wiederherstellung ermöglicht; suchen Sie diese Funktionen in Ihrem Dienst und handeln Sie schnell. Aber diese Schutzmaßnahmen haben Grenzen (Aufbewahrungsdauer); verhindern Sie, indem Sie die Rechte richtig einstellen (Änderung nur für die Mitwirkenden), und vor allem, behalten Sie immer eine Kopie Ihrer wichtigen Dateien anderswo, um niemals vom einzigen Freigabedatenspeicher abhängig zu sein. Die Zusammenarbeit birgt dieses Risiko, aber die Sicherheitsnetze und eine gute Vorbeugung machen es handhabbar.

Was man sich merken sollte

Ein Freigabedatenspeicher ist ein Online-Speicher (in der Cloud), auf den mehrere Personen zugreifen, um Dateien zu zentralisieren und zusammenzuarbeiten: anstatt sich Dateien einzeln zuzusenden, greift jeder auf denselben Speicher zu, immer aktuell. Das ist die ideale Lösung, um mit mehreren zu arbeiten, Fotos in der Familie zu teilen oder an einem Projekt zusammenzuarbeiten, ohne die Postfächer zu überlasten oder sich in den Versionen zu verlieren; einfach, praktisch und oft kostenlos für den üblichen Gebrauch. Um einen Freigabedatenspeicher zu erstellen: nutzen Sie einen anerkannten Cloud-Dienst, erstellen Sie einen Speicher, und geben Sie ihn frei — vorzugsweise per PERSÖNLICHER EINLADUNG (bestimmte Personen, identifiziert durch ihre Adresse), die die beste Kontrolle bietet, gegenüber einem „offenen“ Link. Die wichtigste Einstellung ist die der ZUGRIFFSRECHTE: für jede Person wählen Sie, ob sie nur EINSEHEN (sehen und herunterladen) oder auch ÄNDERN (hinzufügen, ändern, löschen) darf. Die Regel: geben Sie nur denen das Recht zu ändern, die wirklich zusammenarbeiten müssen und denen Sie vertrauen, und den anderen nur die Einsicht; passen Sie die Rechte an die Rolle jedes Einzelnen an (aktiver Mitwirkender oder einfacher Empfänger). Diese Rechte sind jederzeit änderbar. Was die WACHSAMEIT betrifft, behalten Sie drei wesentliche Reflexe bei. Zuerst, kontrollieren Sie immer, WER Zugriff hat: überprüfen Sie regelmäßig die Liste der Personen, die Zugriff auf Ihre Speicher haben, und entfernen Sie die Zugriffe, die nicht mehr gerechtfertigt sind (Ende des Projekts, Abgang); lassen Sie keine Zugriffe unnötig lange bestehen. Dann, handhaben Sie die Freigabe per „OFFENEM“ LINK vorsichtig: dieser Link kann weitergegeben werden und Ihnen entgleiten, also bevorzugen Sie für jeden sensiblen Inhalt die persönliche Einladung. Schließlich, TEILEN Sie NIEMALS sensible Informationen leichtfertig: einmal in einem Freigabedatenspeicher, kann eine Datei eingesehen, heruntergeladen, kopiert, verbreitet werden; behalten Sie sehr sensible Dokumente (persönliche, finanzielle, vertrauliche Informationen) draußen oder unter strenger Kontrolle. Ergänzen Sie mit: sichern Sie Ihr CLOUD-KONTO (starkes Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung), von dem der gesamte Speicher abhängt; teilen Sie nur mit vertrauenswürdigen Personen; und behalten Sie immer eine KOPIE Ihrer wichtigen Dateien anderswo, denn auch wenn die Dienste oft einen Papierkorb und eine Historie der Versionen anbieten (die es ermöglichen, eine versehentliche Löschung oder Änderung wiederherzustellen), ist es besser, sich niemals nur auf den Freigabedatenspeicher für Ihre wertvollen Dateien zu verlassen. Organisieren Sie den Speicher klar (Unterordner, klare Namen), um das Chaos mit mehreren zu vermeiden. Der Freigabedatenspeicher ist ein hervorragendes Werkzeug für Zusammenarbeit und Teilen, vernünftig sicher für den üblichen Gebrauch mit vertrauenswürdigen Personen; der Schlüssel ist, die Kontrolle zu behalten: die Rechte richtig einstellen, wissen, wer Zugriff hat, die persönliche Einladung für das Sensible bevorzugen, das wirklich Vertrauliche schützen, das Konto sichern und Kopien behalten. Mit diesen einfachen Vorsichtsmaßnahmen haben Sie einen gemeinsamen Speicher, der sowohl praktisch als auch sicher ist, um zusammenzuarbeiten und zu teilen, wo jeder genau den Zugriff hat, den er braucht: Schluss mit den einzeln versendeten Dateien und den verlorenen Versionen.