Programmieren des Sendens von E-Mails

Schreiben Sie eine E-Mail um Mitternacht, aber dass sie am Morgen um 9 Uhr versendet wird; wünschen Sie jemandem Geburtstag am richtigen Tag, ohne den Risiko des Vergessens zu riskieren; fassen Sie Ihre Nachrichten vor dem Abreisen für die Ferien vor; es gibt eine praktische, aber diskrete Funktion dafür, die geplante Versendung. Die meisten E-Mail-Programme ermöglichen es Ihnen heute, eine E-Mail jetzt zu schreiben und die Versendung für einen späteren Zeitpunkt auszuwählen. Ein kleines Werkzeug, das Ihnen dabei hilft, Ihre Zeit besser zu organisieren, Respekt für die Zeiten anderer zu zeigen und nichts zu vergessen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails planen lassen, in welchen Fällen es hilfreich ist, und einige Vorsichtsmaßnahmen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.

Was ist die Funktion der geplanten Versendung?

Eine geplante E-Mail zu schreiben, bedeutet, dass Sie sie jetzt schreiben und sie für eine bestimmte Zeit und Uhrzeit versendet. Sie ist in vielen Situationen nützlich. RESPECTE die ZEITEN: Sie arbeiten spät oder früh, aber wollen Ihren Kollegen nicht stören, indem Sie sie zu unangemessenen Zeiten stören; planen Sie die Versendung für den nächsten Morgen, zu einer angemessenen Zeit. NICHT vergessen: Geburtstage, Nachfragen, Erinnerungen; schreiben Sie den Text jetzt, solange Sie daran denken, und lassen Sie ihn am richtigen Tag versendet werden. ARBEITEN Sie im eigenen Takt: Sie bereiten mehrere Nachrichten auf einmal vor (abends, am Wochenende) und möchten, dass sie in der Woche gleichmäßig versendet werden; die geplante Versendung ermöglicht das. VORHERSAGE eine ABWESENHEIT: bevor Sie in die Ferien gehen, bereiten Sie Nachrichten vor, die während Ihrer Abwesenheit versendet werden. VORZEIGEN Sie eine gute BILDER: eine E-Mail, die um 3 Uhr morgens kommt, wirkt seltsam; sie wird am Arbeitszeitfenster versendet, ist sinnvoller. Wie funktioniert es? Der Prinzipien sind überall gleich: Sie schreiben Ihre E-Mail normal, dann suchen Sie anstelle des „Senden“-Buttons die Option „Später versenden“ oder „Versendungsplanung“ (oft durch eine kleine Pfeil-Symbol neben dem Senden-Button oder in einem Menü). Wählen Sie die Datum und die Uhrzeit, und Sie haben es geschafft: Die E-Mail wartet in einem speziellen Ordner (oft „Zum Versenden“ oder „Geplant“) und wird automatisch zur gewünschten Zeit versendet. Was konkret hilft es? Es hilft, ORGANISIERT zu werden (vorbereiten ohne versenden), AHNEN zu Respektieren (am richtigen Zeitpunkt ankommen), NICHT zu vergessen (geplante Nachrichten senden sich selbst) und Ihre BILDER zu kontrollieren (E-Mails zu den richtigen Zeiten). Der Kerngedanke: Die geplante Versendung trennt den Moment, in dem Sie SCHRIFTLICH schreiben, von dem, in dem die Nachricht EINTRETTET. Es ist ein kleines Organisationswerkzeug, das, sobald es angenommen wird, schnell zu einem wertvollen Reflex wird: Sie schreiben, wenn Sie Zeit und Geist haben, und die Nachricht wird, wenn sie am sinnvollsten ist. Einfach, diskret und erstaunlich nützlich im Alltag.

Wie planen Sie eine E-Mail praktisch

Die Anweisungen sind sehr ähnlich von einem E-Mail-Programm zum anderen. SCHRIFTLICH Ihre E-Mail normal verfassen – Empfänger, Betreff, Inhalt: schreiben Sie wie gewohnt, als würden Sie sie sofort versenden. SCHAUSEHEN Sie nach der Option „Später versenden“ – anstelle des direkten Klicks auf „Senden“, suchen Sie: ein kleines PFEIL-Symbol oder ein Menü neben dem Senden-Button, eine Option „Versendungsplanung“, „Später versenden“ oder „Versendung verzögert“; die Position variiert je nach E-Mail-Programm (Menü, rechter Klick, kleines Pfeil-Symbol). Wählen Sie das DATUM und die UHRZEIT – oft bietet eine Fenster Vorschläge (morgen früh, heute Abend, nächste Woche Montag) oder eine persönliche Wahl – wählen Sie das gewünschte Zeitfenster. BESTÄTIGEN Sie – die E-Mail verlässt Ihre Schreibfenster und wird in einen speziellen Ordner (abhängig vom E-Mail-Programm: „Geplant“, „Zum Versenden“, „Versendung verzögert“) sortiert. SCHAUSEHEN Sie, dass sie dort ist – gehen Sie hin und überprüfen Sie den speziellen Ordner, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht mit der richtigen Zeit dort ist – das ist beruhigend. MODIFIZIEREN oder ABBLICKEN, wenn nötig – solange die E-Mail nicht versendet wurde, können Sie sie normal öffnen, um sie zu korrigieren, die Uhrzeit zu ändern oder die Programmierung abzubrechen – praktisch, wenn sich etwas ändert. Wo finden Sie die Funktion, je nach Fall? Auf den meisten Online-E-Mail-Programmen und Computer- und Telefon-Apps, die E-Mail-Funktion existiert – sie verbirgt sich oft hinter dem kleinen Pfeil des Senden-Buttons. Wenn Sie sie nicht finden, suchen Sie im Hilfe des E-Mail-Programms nach „Versendungsplanung“ oder „Später versenden“. Einige TIPPEN: Überprüfen Sie das ZEITGEIST, wenn Sie jemandem in einem anderen Land schreiben (die geplante Uhrzeit ist in der Regel Ihre eigene) – überprüfen Sie das Text vor der Programmierung (siehe weiter unten) – und beachten Sie, dass das Gerät oder der Dienst in der Lage sein muss, zu dem gewünschten Zeitpunkt zu versenden (siehe Vorsichtsmaßnahmen). In Kürze: verfassen Sie, suchen Sie nach „Später versenden“ (oft nahe dem Senden-Button), wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, bestätigen Sie, überprüfen Sie im Ordner der geplanten Nachrichten, und modifizieren Sie, wenn nötig. Sobald die Funktion gefunden wurde, kann sie in drei Klicks verwendet werden.

Der gute Reflex. Die Funktion verbirgt sich fast immer an der gleichen Stelle: neben dem Senden-Button. Klicken Sie nicht direkt darauf; suchen Sie das kleine PFEIL-Symbol oder das kleine Dreieck daneben, oder machen Sie einen rechten Klick: Sie finden dort „Später versenden“, „Versendungsplanung“ oder „Versendung verzögert“. Sobald Sie das Datum und die Uhrzeit gewählt haben, nehmen Sie den Reflex, in den Ordner der geplanten Nachrichten (nennen sich „Geplant“, „Zum Versenden“ je nach E-Mail-Programm) zu schauen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail dort ist, mit der richtigen Uhrzeit: Diese kleine Überprüfung vermeidet Überraschungen. Beachten Sie auch, dass SIE KANNEN, solange die E-Mail nicht versendet wurde, sie öffnen, um sie zu korrigieren, die Uhrzeit zu ändern oder die Programmierung abzubrechen – das ist sogar einer der großen Vorteile – nutzen Sie diese Gelegenheit, um das Text sorgfältig zu überprüfen, bevor Sie es senden. Die am Tag am nützlichsten verwendeten Anwendungen: verfassen Sie eine professionelle E-Mail spät abends, aber senden Sie sie am nächsten Morgen um 9 Uhr (um nicht zu stören und Ihre BILDER zu pflegen) – verfassen Sie ein Geburtstags- oder Nachfrage-E-Mail vorab, damit sie am richtigen Tag kommen – oder verfassen Sie mehrere Nachrichten am Wochenende und verteilen sie in der Woche. Ein letzter Punkt, um Fehler zu vermeiden: achten Sie auf das ZEITGEIST, wenn Sie jemandem in einem anderen Land schreiben – die geplante Uhrzeit ist Ihre eigene, nicht die des Empfängers. Wenn gut beherrscht, macht die geplante Versendung es Ihnen ermöglichen, zu schreiben, wenn Sie verfügbar sind, und zu senden, wenn es sinnvoll ist – ein kleiner Luxus der Organisation.

Vorsichtsmaßnahmen

Die geplante Versendung ist sehr praktisch, aber einige Vorsichtsmaßnahmen vermeiden Unannehmlichkeiten. SCHRIFTLICH überprüfen Sie vor der Programmierung – eine E-Mail, die automatisch versendet wird, ist bereits versendet – da Sie möglicherweise nicht vor dem Bildschirm sind, wenn die Versendung stattfindet, überprüfen Sie sie besonders sorgfältig (Fehler, Ton, Anhänge, richtiger Empfänger) im Moment der Programmierung. Achten Sie auf verändernde INFORMATIONEN – eine geplante E-Mail für in einer Woche kann veraltet werden, wenn die Situation sich ändert (geplantes Treffen abgesagt, veraltete Information) – denken Sie daran, Ihre geplanten Nachrichten zu überprüfen oder abzubrechen, wenn der Kontext sich ändert. SCHAUSEHEN Sie den WEGFALL – je nach E-Mail-Programm, wird die Versendung entweder von den Servern des Dienstes (die E-Mail wird versendet, selbst wenn Ihr Gerät ausgeschaltet ist), oder von Ihrem Gerät oder Ihrer App (das Gerät muss dann eingeschaltet und verbunden sein, wenn die gewünschte Zeit erreicht ist) – informieren Sie sich, da in diesem zweiten Fall kann ein ausgeschaltetes Computer verzögern oder blockieren die Versendung. ZEITGEIST – die geplante Uhrzeit entspricht in der Regel Ihrem Zeitgeist – für einen Empfänger in einem anderen Land, berechnen Sie den Zeitunterschied, um den richtigen Moment in seinem Land zu erreichen. VERMEIDEN Sie den Effekt „faux direct“ – programmieren Sie eine E-Mail, um zu veranschaulichen, dass Sie zu bestimmten Zeiten arbeiten, ist ein fragwürdiges Verwendung – das Werkzeug dient hauptsächlich dazu, Ihre Zeit besser zu organisieren und Respekt für die Zeiten anderer zu zeigen, nicht, um einen falschen Eindruck zu vermitteln. BEWACHEN Sie Ihre geplanten Nachrichten – ein vergessener E-Mail im Ordner „Geplant“ kann zu einem unerwarteten Zeitpunkt versendet werden – überprüfen Sie ihn regelmäßig. Ein weiterer wichtiger technischer Punkt – je nach E-Mail-Programm, wird die Versendung entweder von den Servern des Dienstes (der E-Mail wird auch ohne eingeschaltetes Gerät versendet), oder von Ihrem Gerät oder Ihrer App, das muss dann eingeschaltet und verbunden sein, wenn die gewünschte Zeit erreicht ist – in diesem zweiten Fall kann ein Computer im Stand-by oder ausgeschaltet die Versendung verzögern oder blockieren. Achten Sie auch auf den ZEITGEIST für einen Empfänger in einem anderen Land – die geplante Uhrzeit ist Ihre eigene. In jedem Fall, das Werkzeug dient dazu, Ihre Zeit besser zu organisieren und Respekt für die Zeiten anderer zu zeigen, nicht, um einen falschen Eindruck zu vermitteln. Mit diesen Vorsichtsmaßnahmen – sorgfältige Überprüfung, Wachsamkeit bei verändernden Informationen, Kenntnis der eigenen E-Mail-Programm – ist die geplante Versendung ein zuverlässiger Verbündeter; sie wird leicht benutzt, kann unangemessene Nachrichten versenden.

Aufmerksamkeit: Eine geplante E-Mail versendet sich von alleine – überprüfen Sie sie sorgfältig und denken Sie daran, was sich ändern kann. Der große Haken der geplanten Versendung ist, dass Sie wahrscheinlich nicht vor dem Bildschirm sind, um sie zurückzuhalten, wenn der Zeitpunkt der Versendung erreicht ist. Zwei Folgen. Erstens, SCHRIFTLICH überprüfen Sie besonders sorgfältig im Moment der Programmierung – Fehler, Ton, richtiger Empfänger, Anhänge vorhanden –, da die E-Mail automatisch versendet wird, ohne Sie noch einmal zu passieren, mit allen Fehlern. Zweitens, achten Sie auf veraltende INFORMATIONEN – eine geplante E-Mail, die mehrere Tage vorher programmiert wird, kann falsch oder unangenehm werden, wenn die Situation sich zwischenzeitlich ändert (geplantes Treffen verschoben, Entscheidung geändert, Person anders informiert). Nehmen Sie daher die Gewohnheit auf, Ihre Nachrichten in der Warteschlange zu überprüfen, zu ändern oder zu stornieren, wenn der Kontext sich ändert – solange sie noch nicht versendet wurden, können sie in der Warteschlange geändert oder storniert werden. Ein weiterer wichtiger technischer Punkt – je nach E-Mail-Programm, wird die Versendung entweder von den Servern des Dienstes (der E-Mail wird auch ohne eingeschaltetes Gerät versendet), oder von Ihrem Gerät oder Ihrer App, das muss dann eingeschaltet und verbunden sein, wenn die gewünschte Zeit erreicht ist – in diesem zweiten Fall kann ein Computer im Stand-by oder ausgeschaltet die Versendung verzögern oder blockieren. Achten Sie auch auf den ZEITGEIST für einen Empfänger in einem anderen Land – die geplante Uhrzeit ist Ihre eigene. In jedem Fall, das Werkzeug dient dazu, Ihre Zeit besser zu organisieren und Respekt für die Zeiten anderer zu zeigen, nicht, um einen falschen Eindruck zu vermitteln. Mit diesen Vorsichtsmaßnahmen – sorgfältige Überprüfung, Wachsamkeit bei verändernden Informationen, Kenntnis der eigenen E-Mail-Programm – ist die geplante Versendung ein zuverlässiger Verbündeter; sie wird leicht benutzt, kann unangemessene Nachrichten versenden.

Häufig gestellte Fragen

Bieten alle E-Mail-Programme die geplante Versendung an?

Die große Mehrheit, ja, aber nicht alle, und die Position der Funktion variiert. Die wichtigsten Online-E-Mail-Programme und die meisten E-Mail-Apps auf Computer, Telefon und Tabletten bieten heute die geplante Versendung. Die Funktion verbirgt sich normalerweise hinter dem kleinen Pfeil oder dem Menü neben dem Senden-Button, unter einem Titel wie „Später versenden“, „Versendungsplanung“ oder „Versendung verzögert“. Wenn Sie sie nicht sofort finden: suchen Sie die Menüoptionen um den Senden-Button herum, versuchen Sie einen rechten Klick, oder rufen Sie die Hilfe des E-Mail-Programms auf, indem Sie nach „geplante E-Mail“ suchen. Einige ältere oder sehr einfache E-Mail-Programme bieten diese Option nicht in nativer Form an – in diesem Fall gibt es möglicherweise Erweiterungen oder Einstellungen, aber das ist nicht notwendig. Beachten Sie auch, dass die Funktion auf der Computer-Version einer E-Mail-App vorhanden sein kann, aber nicht auf der App-Version, oder umgekehrt – wenn Sie sie auf einer Seite nicht finden, versuchen Sie es auf der anderen Seite. In jedem Fall bleibt der Prinzipien gleich – Sie verfassen normal, dann wählen Sie „Später versenden“ anstelle von „Senden“. Sobald Sie den Platz in Ihrem E-Mail-Programm gefunden haben, wird das Verwenden ein Reflex.

Kann ich eine geplante E-Mail ändern oder stornieren?

Ja, in fast allen Fällen, solange die E-Mail noch nicht versendet wurde. Das ist sogar einer der großen Vorteile der geplanten Versendung – Ihre Nachricht wartet sorgfältig in einem speziellen Ordner (oft „Geplant“, „Zum Versenden“ oder „Versendung verzögert“), und Sie können sie jederzeit vor der geplanten Zeit ansehen. Dort können Sie normalerweise: den Text der E-Mail bearbeiten (Fehler, Fehlen, Anhänge), die Datum oder die Uhrzeit der Versendung ändern, oder die Programmierung komplett stornieren (die E-Mail kehrt in den Entwurf zurück, oder wird gelöscht, je nach E-Mail-Programm). Das ist praktisch, wenn die Situation sich ändert – wenn Ihre geplante E-Mail nicht mehr zutreffen sollte, oder wenn Informationen sich geändert haben, reicht es, sie zu ändern oder zu stornieren. Nehmen Sie die Gewohnheit auf, hin und wieder in diesen Ordner zu schauen, um den Überblick über, was versendet wird, zu behalten. Sobald der Zeitpunkt erreicht und die E-Mail versendet wurde, flieht sie in die versendeten Nachrichten wie jede andere E-Mail – Sie können sie nicht mehr zurückholen. Daraus resultiert die Bedeutung, sorgfältig zu überprüfen, wenn Sie planen, und Ihre geplanten Nachrichten zu überprüfen, wenn der Kontext sich ändert.

Sendet die E-Mail, wenn mein Computer ausgeschaltet ist, an der geplanten Zeit?

Das hängt von Ihrem E-Mail-Programm ab, und es ist ein wichtiger Punkt, der überprüft werden sollte. Zwei Fälle. In dem ersten Fall wird die Versendung von den Servern des Dienstes verwaltet – Ihre geplante E-Mail wird auf der Seite des Dienstes gespeichert, und sie wird automatisch zur geplanten Zeit versendet, selbst wenn Ihr Computer oder Ihr Telefon ausgeschaltet oder nicht verbunden ist. Dies ist der am häufigsten verwendete Modus bei den großen Online-E-Mail-Programmen, und der praktischste – Sie können alles ausschalten, die E-Mail wird trotzdem versendet. In dem zweiten Fall hängt die Versendung von Ihrem Gerät oder Ihrer E-Mail-App ab – die E-Mail wird nur versendet, wenn das Gerät eingeschaltet und verbunden ist, wenn die geplante Zeit erreicht ist – wenn es ausgeschaltet oder im Stand-by ist, kann die Versendung verzögert werden bis zur nächsten Öffnung, oder sie kann nicht zu der genauen Zeit versendet werden. Dieser Fall betrifft vor allem bestimmte E-Mail-Apps auf dem Computer. Wie wissen Sie das? Der einfachste Weg ist, die Hilfe Ihres E-Mail-Programms zu überprüfen, oder einen Test durchzuführen – programmieren Sie eine E-Mail für sich selbst in einigen Minuten, ausschalten Sie das Gerät, und sehen Sie, ob sie kommt. Bei Zweifeln, oder für einen wirklich wichtigen Versand, bevorzugen Sie eine E-Mail-App, die von den Servern versendet wird, oder stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät eingeschaltet und verbunden ist, wenn die geplante Zeit erreicht.

Was man sich merken sollte

Die geplante Versendung ist eine diskrete, aber wertvolle Funktion – sie trennt den Moment, in dem Sie SCHRIFTLICH eine E-Mail verfassen, von dem, in dem sie EINTRETTET. Sie schreiben, wenn Sie verfügbar sind, und die Nachricht wird, wenn sie am sinnvollsten ist. Die Anwendungen sind zahlreich – Respekt für die Zeiten (spät schreiben, früh versenden), NICHT vergessen (Geburtstage, Nachfragen, die am richtigen Tag kommen), ARBEITEN Sie im eigenen Takt (mehrere Nachrichten vorbereiten und gleichmäßig versenden), VORHERSAGE eine ABWESENHEIT, und VORZEIGEN Sie eine gute BILDER (E-Mails zu den Arbeitszeiten). In der Praxis: verfassen Sie Ihre E-Mail normal, dann suchen Sie anstelle des „Senden“-Buttons die Option „Später versenden“ oder „Versendungsplanung“ – oft hinter dem kleinen Pfeil neben dem Senden-Button – wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, bestätigen Sie, und überprüfen Sie, dass die E-Mail in dem speziellen Ordner der geplanten Nachrichten wartet. Solange sie nicht versendet wurde, können Sie sie bearbeiten, die Uhrzeit ändern oder sie stornieren. Denken Sie jedoch an einige Vorsichtsmaßnahmen: SCHRIFTLICH überprüfen Sie sorgfältig, wenn Sie planen, da die E-Mail ohne Sie versendet wird – Achten Sie auf veraltende INFORMATIONEN (überprüfen oder stornieren, wenn der Kontext sich ändert) – wissen Sie, ob Ihr E-Mail-Programm von den Servern (garantierte Versendung, selbst wenn das Gerät ausgeschaltet ist) oder von Ihrem Gerät (das muss dann eingeschaltet und verbunden sein) versendet wird – achten Sie auf den ZEITGEIST für einen Empfänger in einem anderen Land – und überwachen Sie Ihren Ordner der geplanten Nachrichten. Sobald die Funktion in Ihrem E-Mail-Programm gefunden wurde und diese Reflexe erlernt wurden, wird die geplante Versendung ein echter Verbündeter der Organisation – sie macht es Ihnen ermöglichen, zu schreiben, wann es Ihnen passt, und zu versenden, wann es für die anderen sinnvoll ist. Ein kleiner Luxus der Ruhe, in drei Klicks.